Raadsvragen: Wat ziet het college als kosten dekkend?

Eindhoven, 25 november 2013


Het vergunningsstelsel van de gemeente Eindhoven moet drastisch worden herzien!


UPDATE: Met antwoord van B & W. Tevens enkele citaten uit de beantwoording van raadsvragen van D66 omdat het college van B & W hier na verwijst. 


Naar aanleiding van het hoge aantal uren - in dit geval 8 uur die nog maar voor 68 % kostendekkend zijn - wat het college zegt nodig te hebben om een simpele staanplaatsvergunning te verstrekken, waardoor de leges voor de Eindhovense burgers en ondernemers belachelijk hoog uitvalt, heeft onze fractievoorzitter Rudy Reker 1 dag doorgebracht op de afdeling Vergunning, Toezicht en Handhaving (VTH). Dit met het doel om met eigen ogen te zien waar die 8 uur aan besteed zouden worden. Niemand heeft hem dat kunnen uitleggen, maar dat had u waarschijnlijk al begrepen.

Wel kwam de heer Reker er achter dat het kerstmenneke al 17 jaar ten onrechte legeskosten had betaald om zijn kerstbomen vanuit zijn eigen afgesloten tuin te verkopen.

25 nov. Studio 040

Geacht college,

Op 16 juli 2013 heeft de LPF fractie raadsvragen gesteld met de titel ‘Legeskosten moeten realistisch en acceptabel zijn’. Dit naar aanleiding van, wat nu inmiddels een soap is geworden, het niet verklaarbare aantal uren dat wordt doorbelast en de daaruit voortvloeiende zeer hoge legeskosten bij standplaatsvergunningen zoals bij de heer Paul Smulders, inmiddels beter bekend als het kerstmenneke. Op 27 augustus jl. heeft het college deze raadsvragen beantwoord.

Bij de tweede vraag van de LPF in de op 16 juli gestelde raadvragen, ik citeer hierbij voor alle duidelijkheid de gestelde vraag en uw antwoord:
2. Hoeveel ambtelijke uren zijn er nodig voor een vergunning voor 1 dag en waar komen deze uren uit voort?

Uw antwoord:
De benodigde tijd voor het vergunnen van een standplaats voor 1 dag bedraagt 4,5 uur. Binnen dit tijdsbestek valt:
b de intake van de aanvraag inclusief de daarbij behorende administratieve handelingen
b het beoordelen van de aanvraag en locatie
b bepalen van het precariobedrag
b samenstellen en verzenden van de beschikking, leges- en precariofactuur.

Bij de derde vraag van de LPF en ik citeer voor alle duidelijkheid ook hierbij onze vraag en uw antwoord:
3. Hoe kunt u het aan onze burgers (of aan onze fractie) uitleggen dat dezelfde vergunning voor meerdere dagen 4 ½ keer meer kost dan één dag? Hoeveel is ‘meerdere dagen’ en waar komen deze uren uit voort?

Uw antwoord:
(…) Het tarief voor de commerciële activiteit is inderdaad bijna 4 ½ duurder; € 846 en daarmee 100% kostendekkend. (…) Dit is het tarief van 2013.

In het collegeproduct 5201 APV, Bijlage 3.3: Urenoverzicht diensten d.d. 11 september 2013 behorende bij het Raadsvoorstel tot het vaststellen van de Verordeningen gemeentelijke belastingen en rechten 2014 (13R5532) zoals in de raadsvergadering van 5 november jl. is behandeld, schrijft u in tegenstelling tot de beantwoording van de gestelde raadsvragen van 16 juli 2013 dat met een doorberekening van € 871 (tarief 2014 voor meerdere dagen) deze ambtelijke werkzaamheden van 8 uur maar voor 68 % kostendekkend zijn. Bij 8 uur ambtelijke inzet en een uurloon van € 160 zou het bedrag voor meerdere dagen eigenlijk € 1.282 euro moeten zijn.

Op 27 augustus 2013 geeft u nog als antwoord op onze raadsvragen het volgende antwoord: ‘Binnen de tarieven wordt onderscheid gemaakt tussen activiteiten met een commercieel karakter en die met een maatschappelijk karakter. Het tarief voor de commerciële activiteit is inderdaad bijna 4 ½ duurder; € 846 en daarmee 100% kostendekkend.’ (!)

Dat brengt mij tot de volgende vragen:

1. Hoe kan ik het aan de Eindhovense burgers en ondernemers uitleggen dat € 846 euro op 27  augustus 2013 – na een verhoging van € 691 – nog als kostendekkend wordt gezien en enkele dagen later op 11 september 2013 (datum bijlagen) hetzelfde bedrag slechts voor 68 % als kostendekkend wordt beoordeeld?

2. Kan het college een gedetailleerde specificatie – per tijdseenheid van 5 minuten – geven waar deze 8 uren uit bestaan?

3. Kan het college een gedetailleerde specificatie geven hoe de opbouw is van het berekende uurloon van € 160.

4. Verkoop van kerstbomen vanuit je eigen tuin is, zoals inmiddels is gebleken, niet vergunningsplichtig. Waarom heeft het college bij de 8 uur durende beoordeling (!) van deze aanvraag in de afgelopen jaren de heer Smulders niet geattendeerd op het feit dat hij geen vergunning nodig had?

5. Is het college bereid om de onterecht betaalde leges van de laatste 17 jaar aan de heer Smulders te crediteren?

Rudy Reker, fractievoorzitter Lijst Pim Fortuyn

_______________________________________________________________

Antwoord van burgemeester en wethouders

Vanaf eind 2011 zijn er forse stappen gezet rondom het vergunningenproces. Voor een nadere onderbouwing verwijzen wij u naar de beantwoording van de raadsvragen van D66: Schriftelijke vragen over leges (d.d. 22 november 2013).

1. Hoe kan ik het aan de Eindhovense burgers en ondernemers uitleggen dat € 846 euro op 27 augustus 2013 – na een verhoging van € 691 – nog als kostendekkend wordt gezien en enkele dagen later op 11 september 2013 (datum bijlagen) hetzelfde bedrag slechts voor 68 % als kostendekkend wordt beoordeeld?

Uw raad stelt jaarlijks de legestarieven vast. De tarieven 2014 heeft u onlangs op 5 november vastgesteld. Met bijlage 3.1 van het raadsvoorstel “Herzien ontwerp raadsbesluit tot het vaststellen van de Verordeningen gemeentelijke belastingen en rechten 2014” heeft u voor 2014 inzicht gekregen in de gemiddelde uurbesteding per legesproduct en de kostendekkendheid van het tarief en in bijlage 3.3 kunt u per vergunningsgroep de opbouw van de kosten terugvinden.

Het klopt dat bijlage 3.1 ten opzichte van 2013 een ander beeld geeft in de mate van kostendekkendheid. De reden hiervan hebben wij ook in de toelichting van het raadsdossier vermeld, namelijk dat het verrekentarief is gebaseerd op kosten waar nog niet alle effecten van de bezuinigingen van Route2014 in zijn verwerkt. De verwachting is dat na verwerking van de bezuinigingen (als besluitvorming gereed is) de kosten zullen dalen en dat dan ook de kostendekkendheid stijgt. Of dit dan uitkomt op 100% is nu niet in te schatten. Omdat tarieven niet meer dan 100% kostendekkend mogen zijn, zal na de verwerking van de bezuinigingen worden beoordeeld of de nu vastgestelde tarieven nog rechtmatig zijn of dat er nieuwe tarieven aan u moeten worden voorgelegd.

Indien we, met de wetenschap dat de kosten gaan dalen, nu hadden toegewerkt naar 100% kostendekkende tarieven dan weten we zeker dat de tarieven in de loop van 2014 meer dan 100% kostendekkend worden en moeten de tarieven worden bijgesteld. Om binnen enkele maanden grote fluctuaties in de hoogte van de tarieven te voorkomen, heeft u op 5 november 2013 ingestemd met het uitgangspunt om de tarieven voor 2014 met 3% te laten stijgen. De onderbouwing van dit stijgingspercentage treft u eveneens aan in de toelichting van het raadsdossier.
Het college bereidt een voorstel voor om in de toekomst de fluctuatie in kostenniveaus te dempen.

2. Kan het college een gedetailleerde specificatie – per tijdseenheid van 5 minuten – geven waar deze 8 uren uit bestaan?

Nee, een dergelijke gedetailleerde specificatie kan niet worden gegeven omdat het gaat om een prognose die uitgaat van een gemiddelde tijdsbesteding. Deze gemiddelde tijdsbesteding is gebaseerd op basis van ervaringen van de afgelopen jaren (tijdschrijven). Voor een nadere onderbouwing verwijs ik u naar de antwoorden op de vragen 1 en 3 en bijlage 1 op de raadsvragen van D66: Schriftelijke vragen over leges.

3. Kan het college een gedetailleerde specificatie geven hoe de opbouw is van het berekende uurloon van € 160.

Binnen het legesdossier wordt gesproken over een verrekentarief in plaats van een berekend uurloon. Dit is wezenlijk iets anders. Voor een nadere onderbouwing verwijs ik u naar het antwoord op vraag 1 van de raadsvragen van D66: Schriftelijke vragen over leges.

4. Verkoop van kerstbomen vanuit je eigen tuin is, zoals inmiddels is gebleken, niet vergunningsplichtig. Waarom heeft het college bij de 8 uur durende beoordeling (!) van deze aanvraag in de afgelopen jaren de heer Smulders niet geattendeerd op het feit dat hij geen vergunning nodig had?

Zoals eerder al aangegeven is het tarief gebaseerd op het aantal uren dat gemiddeld voor een vergunning in deze categorie wordt besteed. Dat gezegd hebbende heeft de heer Smulders de afgelopen jaren aan ons aangegeven kerstbomen te willen verkopen vanuit zijn woonhuis. Indien dit op of aan de openbare weg gebeurt, kan dit worden geregeld via een standplaatsvergunning. Indien dit vanuit het eigen terrein plaatsvindt, is er sprake van detailhandel aan huis en dan moet dit worden beoordeeld vanuit het bestemmingsplan.

De heer Smulders heeft de afgelopen jaren een standplaatsvergunning aangevraagd. Uitgaande van de eigen verantwoordelijkheid van de aanvrager hebben wij daarmee geconcludeerd dat het ging om verkoop van de kerstbomen op of aan de openbare weg. Daar er ook geen klachten en bezwaren kwamen uit de buurt was er nooit aanleiding om hier strakker op te sturen. We hebben de standplaatsvergunning altijd vergund om de verkoop van kerstbomen voor de heer Smulders mogelijk te maken.

Nadat begin november een andere aanvrager met een soortgelijk verzoek kwam en dit aanleiding gaf tot een nader onderzoek, is dit onderzoek breder getrokken voor nog twee vergunninghouders, waaronder de heer Smulders. Uit dit onderzoek bleek dat de feitelijke verkoop van de heer Smulders niet plaatsvindt aan of op de openbare weg maar vanuit zijn eigen terrein. Daarmee valt de verkoop niet binnen de criteria van de standplaatsvergunning in de huidige Algemene plaatselijke verordening (APV) maar moet de verkoop worden gezien als detailhandel aan huis en zijn de bepalingen van het bestemmingsplan maatgevend; in deze situatie is dat de bestemming wonen. Om dan formeel tegemoet te komen aan de wensen van de heer
Smulders, moet worden beoordeeld of ontheffing van het bestemmingsplan nodig is.

Net zo als dat nu geldt voor kappers aan huis. Los van het feit dat een dergelijke ontheffing duurder is dan een standplaatsvergunning zal naar verwachting geen medewerking worden verleend aan de verkoop van bomen, omdat op grond van de door u vastgestelde bestemmingsplannen en de Detailhandelsnota, detailhandel aan huis als een ongewenste ontwikkeling wordt gezien.

Nu blijkt dat onze huidige regelgeving niet passend is voor dergelijke kleinschalige activiteiten en we de afgelopen jaren de regeldruk voor de heer Smulders zo beperkt mogelijk hebben gehouden om in de geest van de APV medewerking te verlenen aan de kerstboomverkoop willen wij graag met uw raad het debat aan, bijvoorbeeld binnen het project “Geen regels, tenzij …”, op welke wijze we samen met de stad tegemoet kunnen komen aan burgers die kleinschalige activiteiten willen ontplooien vanuit huis (zoals verkoop van loempia’s, taarten, seizoensgebonden
producten) en waarbij ook rekening wordt gehouden met de belangen van de directe omgeving. Dit vraagstuk wordt ook nadrukkelijk betrokken bij de actualisering van de Detailhandelsnota.

5. Is het college bereid om de onterecht betaalde leges van de laatste 17 jaar aan de heer Smulders te crediteren?

Ja, deze toezegging is al eerder gedaan.

Eindhoven, 29 november 2013.

__________________________________________________________

Antwoord van burgemeester en wethouders op raadsvragen van D66

Vanaf eind 2011 zijn er forse stappen gezet rondom het vergunningenproces. Stappen die vooral gericht zijn op wat nodig is in de stad en wat onze burgers van ons verwachten in de toekomst vanuit onze nieuwe gemeentelijke rol. Het gaat dan om:

b het ‘lean’ maken van alle werkprocessen met betrekking tot vergunningverlening;
b het schrappen of vereenvoudigen van regelgeving;
b het toepassen van een andere kostenonderbouwing;
b het toewerken naar 100% kostendekkendheid rekening houdend met maatschappelijke effecten;
b anticiperen op toekomstige ontwikkelingen.

Met de stappen die we sinds eind 2011 hebben gezet zijn we echt trendsetter in Nederland. De opbouw van de tarieven zijn nu zo transparant dat we, van buiten naar binnen, met aanvragers de dialoog aangaan over de mate van dienstverlening en de mogelijkheden over een nieuwe rolverdeling. Dit hebben we in 2012 met de horeca gedaan, rondom de bouw zijn we ver gevorderd met de private kwaliteitstoets, de winkeliersvereniging in WoenselXL weegt de belangen bij verzoeken om tijdelijke verkoop in het winkelgebied en met de marktcommissie is recent de dialoog ook
opgestart voor een andere kostenbesparende werkwijze.

Als het gaat om de beperking van de regeldruk zijn de laatste jaren de volgende maatregelen getroffen:

b door gebruik te maken van de Crisis- en herstelwet doen we geen bouwtoets meer bij dakkapellen aan de voorzijde; deze worden alleen nog getoetst op welstand en het bestemmingsplan
b we hebben ingestemd met een experiment van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties om wederom in het kader van de Crisis- en herstelwet niet preventief te toetsen aan het bouwbesluit als grondgebonden eengezinswoningen worden gebouwd onder een waarborgregeling van de Stichting Garantiewoning
b de sloopvergunning is vervangen door een meldplicht
b de dakkapel aan de achterzijde van de woning is vergunningvrij geworden

Daarnaast zijn diverse vergunningen vervangen door algemene regels, waardoor er dus geen vergunning meer hoeft te worden aangevraagd. Voorbeelden hiervan zijn:

b Uitstalvergunningen (sandwichborden bij winkels). Deze borden zijn buiten het centrumgebied toegestaan.
b Vergunningen voor opslagcontainers en afvalcontainers.
b Uitritvergunningen bij nieuwbouw.
b Ventvergunning.
b Collectevergunning voor kleding.
b Terrasvergunningen.
b Exploitatievergunning natte horeca.

Verder zijn
b Kienvergunningen omgezet naar jaarvergunningen (ipv voor elke kienavond opnieuw een vergunning aanvragen).
b Met de nieuwe erfgoedverordening zijn delen van gemeentelijke monumenten uitgezonderd van de vergunningsplicht.

Bovenstaande wijzigingen zijn gepaard gegaan met het treffen van bezuinigingsmaatregelen op directe en personele kosten. Uit o.a. deze vragen over de standplaatsvergunning blijkt dat met deze aanpassingen, die de kosten voor bewoners en bedrijven die in deze stad iets ondernemen terugdringen, nog niet alle dilemma’s bij leges zijn opgelost. Een aanvraag om een vergunning is namelijk niet alleen een dienst voor degene die hem aanvraagt maar is ook een dienst voor de direct omwonenden. Aan de ene kant zouden we het liefst initiatieven met kleine impact voor de buurt of de omgeving toestaan zonder dat hiervoor een vergunning met bijbehorende kosten nodig is. Aan de andere kant willen we initiatieven die tot ongewenste effecten kunnen leiden, zoals overlast voor de omgeving, concurrentie voor nabijgelegen bedrijven, belemmering verkeer, kunnen weigeren of voorwaarden aan verbinden zodat de negatieve effecten voor de omgeving acceptabel blijft.

Probleem is dat het niet altijd mogelijk is om van te voren in algemene regels precies vast te stellen wanneer een initiatief wel of geen ongewenste impact op de omgeving heeft. Dan wordt via vergunningverlening het voorstel beoordeeld en wordt maatwerk geleverd. Omdat het juridisch dus niet altijd mogelijk is om vooraf onderscheid te maken tussen activiteiten met grote of kleine impact kan het gebeuren dat initiatieven met kleine impact toch vergunningsplichtig zijn omdat de consequentie van het schrappen van de vergunningplicht kan zijn dat initiatieven met grotere impact voor omgeving ook zonder vergunning altijd mogelijk worden. Dit dilemma speelt nadrukkelijk bij de standplaatsvergunning. Daar moet de afweging worden gemaakt tussen aan de ene kant ondernemers vrij de ruimte te geven om spullen te verkopen en aan de andere kant rekening te houden met de belangen van omwonenden en andere ondernemers die hiervan hinder kunnen ondervinden.

Binnen het project “Geen regels, tenzij …” heeft de raad de mogelijkheid om deze afweging te maken en te vertalen in het schrappen dan wel aanpassen van regelgeving. U kunt keuzes maken of/en wie de belangenafweging maakt tussen hetgeen een aanvrager wenst met een activiteit en het effect wat deze activiteit eventueel doet in de directe omgeving (zoals overlast buren, concurrentie voor nabijgelegen bedrijven, verkeersveiligheid). Als succesvol voorbeeld bij de standplaatsvergunning kan de rolverschuiving in WoenselXL worden genoemd. Indien deze verschuiving van rollen in meerdere gebieden gewenst is dan zal dit zeker nader worden uitgewerkt.

1. Is de voorstelling zoals gemaakt in het artikel in het ED van 22-11 een juiste weergave? Is het dus juist dat u 8 uur berekend voor een relatief eenvoudige vergunning en is het juist dat u dat doet voor een tarief van € 160 per uur?

Uw raad stelt jaarlijks de legestarieven vast. De tarieven voor 2013 heeft u op 6 november 2012 vastgesteld en onlangs heeft u op 5 november de tarieven 2014 vastgesteld. Met bijlage 3.1 van het raadsvoorstel “Herzien ontwerp raadsbesluit tot het vaststellen van de Verordeningen gemeentelijke belastingen en rechten 2014” heeft u voor 2014 inzicht gekregen in de gemiddelde uurbesteding per legesproduct en in bijlage 3.3 kunt u per vergunningsgroep de opbouw van de kosten terugvinden. De hoogte van de legestarieven is gekoppeld aan de kosten die voor de gevraagde dienst (het legesproduct) worden gemaakt.

Urenbesteding

Vanaf 2011 heeft u de verantwoording gekregen over de urenbesteding bij de vergunningen. In verband met signalen van de horeca is begin 2012, samen met de horecabranche en een externe deskundige, expliciet gekeken naar de uurbesteding voor de horecavergunningen. Uit deze samenwerking is gebleken dat de horecabranche, naast onze primaire vergunningactiviteiten, ook ons serviceniveau zeer op prijs stelt. Ons serviceniveau voor deze branche is daardoor intact gebleven.

Met de beantwoording van de recente raadsvragen van het CDA over legeskosten (17 augustus 2013) heeft u inzicht gekregen in de urenbesteding van de monumenten- en kamerverhuurvergunningen. Met de beantwoording van de recente raadsvragen van LPF ( 16 juli 2013, Legeskosten realistisch en acceptabel) heeft u een onderbouwing gehad van de uurbesteding voor de standplaatsvergunningen.

De aangegeven uurbestedingen per legesproduct zijn gemiddelden die worden bepaald op basis van tijdschrijven. Daarvoor worden activiteiten uitgevoerd die vanuit onze publieke taak wettelijk verplicht zijn (bv archiefwet, bewaking wettelijke procedures), activiteiten die inhoudelijk nodig zijn voor een goede belangenafweging en activiteiten die we doen om een aanvrager vooruit te helpen (serviceniveau). De werkelijke inzet per vergunning is voor een belangrijk deel afhankelijk van de kwaliteit van de aanvraag, omgevingsfactoren zoals klachten en bezwaren uit de omgeving, locatie van activiteit en de mate waarin een aanvrager extra ondersteuning nodig heeft. Dit zijn aspecten waar we zelf niet op kunnen sturen maar ze geven ons richting welke gemeentelijke inzet nodig is.

Ook bij de standplaatsvergunningen zijn er aanvragen die sneller tot een eindproduct komen en aanvragen die meer tijd vragen dan de gemiddelde uurbesteding. Indien een aanvraag compleet en volledig is ingevuld, passend is binnen de beleidskaders, niet leidt tot klachten uit de buurt, geen aanvullend bezoek ter plaatse vergt voor eventueel stroom- of watervoorziening en geen afstemming met andere (handhavings)partners nodig is (zoals die van de kerstboomverkoper), zal een dergelijke aanvraag sneller kunnen worden afgewerkt. Indien een gewenste activiteit bijvoorbeeld een grote impact geeft in de omgeving (zoals die van de viskraam op het Frans Leharplein) dan is, voor de afstemming met de buurt en de daarop volgende belangenafweging, meer tijd dan gemiddeld nodig.

Zoals u in bijlage 3.1 van het raadsvoorstel “Herzien ontwerp raadsbesluit tot het vaststellen van de Verordeningen gemeentelijke belastingen en rechten 2014” kunt lezen, bedraagt de gemiddelde uurbesteding voor standplaatsvergunning voor een meerdaagse activiteit inderdaad 8 uur. Dit gemiddelde is gebaseerd op basis van ervaringen uit het verleden (tijdschrijven). In bijgevoegde bijlage 1 treft u de nadere onderbouwing aan.

Verrekentarief

Binnen het legesdossier wordt gesproken over een verrekentarief in plaats van een uurtarief. Dit is wezenlijk iets anders. Het verrekentarief bestaat namelijk niet alleen uit de personele kosten van sector VTH aangevuld met gemeentebrede overhead, maar in dit tarief zitten ook kosten die direct aan de dienst zijn gekoppeld en de kosten van adviserende sectoren en externe adviseurs.

Zoals uit bijlage 3.3 van het tarievendossier kunt opmaken wordt het verrekentarief van € 160 bij de APV-vergunningen (loterij, kienen, collecte en inzameling, inzameling oud papier,
winkeltijden, standplaats, mobiele kraan, bouwplaats) bepaald door de volgende kosten (totaal € 704.761) te delen door het aantal productieve uren (4399) voor deze groep vergunningen:

b Publicatiekosten (vaste kosten)
b Toerekenbare BTW (vaste kosten)
b Kosten voor digitaal zaakgericht werken 1(vaste kosten)
b Personele kosten van VTH (primaire vergunningenproces en ondersteunende processen)
b Kosten voor Geogids/Geofundament (sector R&B, vaste kosten)
b Gemeentebrede overhead

In de toelichting van het tarievendossier is expliciet vermeld dat in het verrekentarief de effecten van de bezuinigingen van Route2014 nog niet zijn verwerkt. Het gaat dan om effecten op de verlaging van de gemeentebrede overhead. Om binnen enkele maanden grote fluctuaties in de hoogte van de tarieven te voorkomen, heeft u op 5 november 2013 ingestemd met het uitgangspunt om de tarieven voor 2014 met 3% te laten stijgen. Voor een nadere onderbouwing verwijzen wij u naar het antwoord van vraag 1 op de raadsvragen van LPF: Wat ziet het college als kosten dekkend.

Op 5 november heeft u ook ingestemd met een bezuiniging van circa 14 fte binnen het primaire vergunningenproces. Voor een goede dienstverlening is een bepaalde kritische massa nodig van de personele capaciteit. Met alle getroffen maatregelen komt bij sommige vergunningsoorten de grens van de kritische massa duidelijk in zicht is. Het succes van de deregulering laat direct de keerzijde zien.

De vaste kosten, de gemeentebrede overheadskosten die niet kunnen meeademen en de kosten voor ondersteunende processen die niet / niet evenredig in omvang afnemen moeten worden verdeeld over steeds minder vergunningen. Bij de ondersteunende processen gaat het bijvoorbeeld over het open houden (en mogelijk zelfs uitbreiden) van de flitsvergunningen- en vergunningenbalie, informatieverstrekking aan de balie en per telefoon, het beantwoorden van raads-, pers- en collegevragen, beroepen op de Wet openbaarheid bestuur, het anticiperen op veranderende regelgeving en het leveren van input voor P&C-cyclus. Met de 1 uiteindelijk doel van digitaal zaakgericht werken is dat elke vergunning wordt gezien als een zaak die centraal staat in een digitale werkomgeving. Dat betekent dat aan iedere vergunningaanvraag digitaal kan worden gewerkt voor de taken rond vergunningverlening, toezicht en handhaving; daarbij gaat het om medewerkers in het primair proces en interne (en extern geautoriseerde) adviseurs. Sinds 1 juli 2013 wordt deels digitaal zaakgericht gewerkt. Krimp van de personele formatie daalt het aantal productieve uren voor het primaire proces. Omdat de kosten niet evenredig afnemen met de daling van het aantal productieve uren stijgt direct het verrekentarief.

Samenvattend bedraagt voor standplaatsvergunningen het verrekentarief op basis van de huidige begroting 2014 € 160. Het verrekentarief is een andere grootheid dan het uurtarief en bevat naast de personele kosten en overhead dus ook andere kosten zoals publicatiekosten, kosten voor Geogids/Geofundament, digitaal zaakgericht werken en BTW.

2. Als u van mening bent dat de voorstelling bij vraag 1 onjuist is, kunt u mij dan een juiste voorstelling van de gang van zaken geven? (aantal uren en tariefstelling)

Zoals uit het antwoord op vraag 1 blijkt, klopt het dat een vergunning voor een meerdaagse standplaats gemiddeld 8 uur kost aan tijd (ééndaagse activiteit kost 4,5 uur). Dat het hier een gemiddelde betreft, blijkt uit dit antwoord. Bijlage 3.1 van het eerder genoemde raadsvoorstel geeft u het inzicht van de gemiddelde uurbesteding en tariefstelling per vergunningsoort.
In dat antwoord is tevens de opbouw van de tariefstelling voor de standplaatsvergunning genuanceerd. Bij andere vergunningsoorten komen hier ook nog de kosten bij voor de interne en externe adviseurs. Zo zijn in het verrekentarief voor de kamerverhuurvergunningen de kosten van sector GBO ten behoeve van de leefbaarheidstoets verwerkt en bij de bouwvergunningen, planologische vergunningen en brandveiligheidsvergunningen zijn dat de kosten van de Veiligheidsregio, de commissie Ruimtelijke Kwaliteit en sector ORVM (bestemmingsplan, verkeer).

3. Als de voorstelling wel een juiste is of een benadering van de werkelijkheid, kunt u dan uitleggen hoe u tot de optelling komt? Bij alle onderdelen plaats ik vraagtekens maar meest nadrukkelijk bij de verzending. Die kost één uur. Wilt u daarmee zeggen dat van alle poststukken die u dagelijks verzendt u één uur a € 160 rekent voor verzending?

Een uitgebreide toelichting staat in bijlage 1, waarbij de activiteiten voor een ééndaagse en een meerdaagse standplaatsvergunning zijn uitgesplitst. Momenteel wordt het digitaal zaakgericht werken fasegewijs geïmplementeerd. Na deze implementatiefase zijn de effecten op de werkprocessen zichtbaar. Dit zal leiden tot besparingen zodra de digitale koppelingen tussen de verschillende datasystemen tot stand zijn gebracht die ter vervanging komen van de huidige handmatige handelingen. Ook moeten zaken als substitutie (digitaal vervangt papier volledig), een gemeentebrede en wettelijk geaccepteerde digitale handtekening en andere randvoorwaarden zijn ingeregeld. Op het moment dat er sprake is van besparingen zullen deze worden verwerkt in de tarieven.

In de huidige situatie worden onder het kopje “verzenden beschikking” de volgende activiteiten uitgevoerd:

b Allereerst wordt door de administratie bekeken of de aanvraag analoog of digitaal is ingediend;
b Uitgezocht wordt of alle benodigde stukken (aanvraag, besluiten, tekeningen) aanwezig zijn;
b De aanvraag wordt opgezocht in het digitale postsysteem;
b Onderliggende stukken en dossier worden in het digitale postsysteem verwerkt;
b Een na-scan formulier (handmatig) wordt ingevuld en dit formulier wordt samengevoegd tot één complete set (archiefexemplaar);
b In het procedurebewakingsprogramma (key2activiteiten) wordt de procedure opgezocht, doorgeboekt en er wordt een factuur voor de leges aangemaakt;
b De kennisgeving leges wordt uitgeprint en bij het besluit gevoegd (één archiefexemplaar en één voor de klant);
b Besluit en kennisgeving leges worden verzonden naar klant en archief.

Bovenstaande activiteiten zijn veel omvangrijker dan slechts het verzenden van een poststuk (de laatste stap). Het antwoord op de vraag “Wilt u daarmee zeggen dat van alle poststukken die u
dagelijks verzendt u één uur a € 160 rekent voor verzending?” is daarom nee.

4. De gemeenteraad heeft een maximum tarief van € 145 per uur gesteld voor de inhuur derden. Dat is een tarief waarvoor wij specialisten inhuren, specialisten van gerenommeerde bureaus. In dat tarief zit ook de volledige overhead van dat bureau (gebouw, administratie, ondersteunend personeel enz). Kunt u mij uitleggen waarom het noodzakelijk is dat de gemeente Eindhoven een tarief hanteert dat ruim boven die norm van € 145 ligt.

Ook voor dit antwoord verwijzen wij u naar de uitleg over de tariefstelling bij het antwoorden op vraag 1 en 2. Een vergelijking met een uurtarief bij inhuur gaat mank, omdat het gaat om een andere grootheid dan het verrekentarief.

5. Dat ene tarief van € 160 per uur hanteert u volgens het ED blijkbaar voor zowel de inhoudelijk medewerker die overleg voert en afwegingen maakt als de uitvoerende medewerkers die de postverzorging op zich nemen. Kunt u mij uitleggen hoe het komt dat daar geen verschillen in zitten?

Zoals in het antwoord van vraag 1 vermeld is het verrekentarief een optelling van vaste kosten, personele kosten, adviseurkosten en gemeentebrede overhead gedeeld door het aantal productieve uren binnen het primaire vergunningenproces. De personele kosten zijn de werkelijke salariskosten zodat in het verrekentarief rekening is gehouden met de verschillende salarisschalen.

6. U geeft aan dat je niet alleen moet kijken naar de leges die we nu verhoogd hebben maar dat je ook moet kijken naar de leges die we verlaagd en /of geschrapt hebben. Kunt u mij uitleggen wat de relatie tussen de beide vormen is? Het kan toch niet zo zijn dat we een vorm van leges schrappen en dat we die vervolgens door een ander laten betalen? Dat staat namelijk haaks op het doel van de vereenvoudiging namelijk kosten verlaging voor de Eindhovenaar.

Voor dit antwoord verwijzen we u naar de inleiding van ons antwoord en de, in het antwoord op vraag 1, gemelde keerzijde van het succes van deregulering.

Eindhoven, 29 november 2013.

Bijlage 1:

Uurbesteding standplaatsvergunning (meerdaags, / 1 dag)

Vooroverleg: uren (2 / 1)
Het vooroverleg is een vorm van serviceverlening om met name de minder ervaren vergunningaanvragers te ondersteunen bij de aanvraag. Het betreft hier allerhande vragen en afstemming met aanvragers voorafgaand aan de vergunningaanvraag.

Ontvangen aanvraag: uren ( 1 /1)

De binnengekomen aanvraag wordt centraal geregistreerd, digitaal benoemd en ingeboekt. Bepaalde gegevens uit de centrale digitale aanvraag worden vervolgens overgenomen in andere datasystemen die specifiek nodig zijn om het vergunningproces te bewaken (doorlooptijd en juridische bewaking van de te zetten stappen). Er wordt een ontvangstbevestiging verstuurd en een digitaal dossier gemaakt.

Inwinnen advies en verwerking: uren (1 / 0)

De aanvraag wordt beoordeeld op ontvankelijkheid en de aanvraag wordt, afhankelijk van de aangevraagde activiteit, uitgezet naar adviseurs. Na beoordeling en constatering van het ontbreken van voldoende gegevens wordt een brief opgesteld en verzonden over de integrale compleetheid van de aanvraag. Indien nodig worden afspraken (telefonisch/overleg) gemaakt over aanvullingstermijn. Het geheel wordt administratief en procedureel verwerkt in digitale systemen.

Advisering: uren (2 / 0,5)

De complete aanvraag wordt getoetst en beoordeeld vanuit diverse belangen (beleid, leefbaarheid, economische concurrentie, aansluiting op nutsvoorziening). Indien aan de orde wordt ter plaatse gekeken en vindt afstemming met de buurt en partners plaats. De feitelijke situatie is de grondslag om tot specifiek maatwerk te komen en ook andere omstandigheden mee te kunnen wegen.

Opstellen (ontwerp) beschikking: uren (1 / 1)

In deze fase worden vindt belangenafweging plaats op basis van deeladviezen van adviseurs en aanvullende bevindingen. Er wordt een juridisch correcte beschikking opgesteld met het voornemen te verlenen/weigeren. Het precariobedrag wordt bepaald. Het geheel wordt administratief en procedureel verwerkt in digitale systemen.

Verzenden beschikking: uren (1 / 1)

De beschikking (inclusief aanvraag) wordt gestempeld, geregistreerd, gecontroleerd. De beschikking wordt verzonden naar aanvrager en andere belanghebbenden (in- en extern). Het geheel wordt administratief en procedureel verwerkt in digitale systemen. Het dossier wordt gearchiveerd. De factuur wordt verstuurd.